Rendición de cuentas
Obligaciones y cargas de las sociedades y los comerciantes
Rendir cuentas es la obligación de poner en conocimiento a ciertas personas que la Ley determina, todos los antecedentes, hechos y resultados de una operación o de la administración realizada, de conformidad a los asientos de los libros de quien la rinde y acompañada de los respectivos comprobantes.
La obligación de rendir cuentas está prevista en el art. 44, n° 4, del Código de Comercio (CCom) y regulada en los arts. 81 a 87, en normas que constituyen un capítulo independiente. La norma básica es el art. 81 del CCom, que dispone:
“Toda negociación es objeto de una cuenta. Toda cuenta debe ser conforme a los asientos de los libros de quien la rinde y debe ser acompañada de los respectivos comprobantes“.
Es una obligación – no una carga – pues, en todos los casos, hay un acreedor de la misma: el co-contratante o el sujeto por cuya cuenta se actúa.
Entendemos que tiene naturaleza contractual, puesto que es una obligación impuesta al comerciante que ha celebrado negocios comerciales imponiendo que, en todos los casos, debe rendir cuentas a su co-contratante.
La obligación puede ser descartada por acuerdo de partes y ello es así porque no afecta el orden público. Si una parte está de acuerdo en que la otra no le rinda cuentas, puede entonces dispensarla, sin que esto implique, claro está, eximirla de responsabilidad.
Entendemos que el derecho a exigir rendición de cuentas es renunciable pero lo que no se puede hacer es la renuncia anticipada o previa. Puede renunciarse el derecho ya adquirido, después de la conclusión de un negocio.
I. ¿Quién tiene obligación de rendir cuentas?
Todo comerciante tiene obligación de rendir cuentas, según surge del art. 44, n° 4.
También, están obligados a rendir cuentas otros sujetos que no son comerciantes, como el factor, el mandatario o gestor, y el administrador o directorio de una sociedad.
A. Comerciantes
La obligación alcanza a todo comerciante, siempre que de una operación surja un interés legítimo de un co-contratante o de un tercero, por cualquier operación que realice. Así resulta del art. 44, n° 4, y de los arts. 81 y 82.
Se entiende que la obligación de rendir cuentas no constituye una obligación estrictamente personal. En consecuencia, se trasmite a los herederos. El comerciante que ha administrado un negocio ajeno o que ha celebrado un negocio cualquiera, ha debido anotar en su contabilidad, las operaciones realizadas y ha debido conservar los comprobantes y, con todo eso, el heredero podrá formular una rendición de cuentas
En algunas normas dispersas del CCom y de leyes comerciales se impone la obligación de rendir cuentas para ciertos casos específicamente. El corredor debe rendir cuenta y ella se llama minuta (art. 103 CCom). El vendedor está obligado a rendir cuenta; su cuenta se llama factura (art. 557). La Ley 6895/1919 impone a los bancos rendir cuentas a sus clientes cuenta-correntistas, en forma trimestral.
B. Mandatarios y comisionistas
En un primer momento, la doctrina elaborada respecto a estos textos legales sostenía que sólo había obligación de rendir cuentas de las operaciones que realizaba el comerciante como mandatario o gestor, esto es, cuando el comerciante actuaba administrando un negocio ajeno. El art. 83 dispone:
“Todo comerciante que contrata por cuenta ajena, está obligado a rendir cuenta instruida y documentada de su comisión o gestión“.
En realidad, el art. 83 incluye un caso especial de rendición imponiendo esta obligación al comerciante que actúa como mandatario de un negocio ajeno. En este caso, la rendición de cuentas tiene exigencias mayores.
1. Régimen aplicable
El art. 84 contiene dos normas relacionadas con la rendición de cuentas del mandatario. En la primera se prevé la existencia de varios administradores en cuyo caso, en cuanto a un régimen de división de responsabilidad:
” En la rendición de cuentas, cada uno responde por la parte que tuvo en la administración“.
La segunda norma tiene relación con los gastos de la cuenta, imponiendo que son de cargo de los bienes administrados:
“Las costas de la rendición de cuentas son siempre de cargo de los bienes administrados“.
Esta norma se fundamenta en que la cuenta se hace en beneficio de los bienes administrados y, por ello, se ponen a su cargo los gastos. Advertimos que si el comerciante se negara a rendir cuentas y debe ser compelido judicialmente a hacerlo, en este caso, las costas no se pondrán necesariamente a cargo de los bienes administrados sino que la condena en costas dependerá de la conducta procesal de las partes litigantes.
2. Factores
Según dispone el art. 322 del CCom, el factor está obligado a rendir cuentas de su actuación al principal.
El art. 322 establece:
“El mandatario está obligado a dar cuenta de su administración, entregando los documentos relativos, y a abonar al mandante lo que haya recibido en virtud del mandato, aún en el caso de que lo que hubiera recibido no le fuese debido al mandante.”
3. Comisionistas
El art. 382 impone al comisionista la obligación de rendir cuentas. El art. 382 establece:
“El comisionista por su parte está obligado a rendir al comitente, luego de evacuada la comisión, cuenta detallada y justificada de las cantidades percibidas, reintegrando al comitente, por los medios que éste le prescriba, el sobrante que resulte a su favor…”
C. Administrador o directorio
El administrador o el directorio de una sociedad, está obligado a rendir cuentas de su gestión. Se establece en el art. 92 de la Ley de Sociedades Comerciales n° 16.060 de 1989 (LSC), como obligación, al final de cada ejercicio:
“(Memoria). Los administradores de las sociedades deberán rendir cuentas sobre los negocios sociales y el estado de la sociedad, presentando una memoria explicativa del balance general (estado de situación patrimonial y de resultados), informando a los socios sobre todos los puntos que se estimen de interés.
Especialmente se establecerá:
1) Las razones de variaciones significativas operadas en las partidas del activo y del pasivo.
2) Una adecuada explicación de los gastos y ganancias extraordinarias y su origen y de los ajustes por ganancias y gastos de ejercicios anteriores, cuando sean significativos.
3) Las razones por las cuales se proponga la constitución de reservas, explicadas clara y circunstanciadamente.
4) Explicación u orientación sobre la perspectiva de las futuras operaciones.
5) Las relaciones con las sociedades vinculadas, controladas o controlantes y las variaciones operadas en las respectivas participaciones y en los créditos y deudas.
6) Las causas, detalladamente expuestas, por las que se proponga el pago de dividendos o la distribución de ganancias en otra forma que en efectivo.“
A su vez, los socios tienen derecho a pedirles informes. El art. 75 LSC dispone:
“(Control individual de los socios). Los socios podrán examinar los libros y documentos sociales así como recabar del administrador los informes que estimen pertinentes, sin perjuicio de las limitaciones que se establecen para determinados tipos sociales.
Este derecho no corresponderá a los socios de las sociedades en que la ley o el contrato social impongan la existencia de un órgano de control sin perjuicio de lo establecido en el artículo 339.”
También, los liquidadores de una sociedad disuelta deben rendir cuenta, por cuanto tienen las mismas obligaciones que el administrador (art. 172 LSC).
II. ¿Cómo se debe rendir cuentas?
La rendición de cuentas puede hacerse voluntariamente por quien está obligado a hacerla. También, puede ser el resultado de una acción judicial que le obligue a efectuarla, cuando se niega a hacerlo extrajudicialmente.
A. Rendición de cuentas extrajudicial
1. Requisitos de la rendición de cuentas
a. Conformidad con los asientos contables
En primer lugar la rendición de cuentas debe hacerse de conformidad con los asientos que figuran en los libros. Así lo dispone el artículo 81. La cuenta debe concordar con los asientos contables.
En caso de disconformidad entre la cuenta y los libros, se debe dar preferencia a los libros por cuanto los asientos se hacen antes de la rendición y con sujeción a una serie de exigencias formales. La cuenta, en cambio, se hace con posterioridad y el comerciante, entonces, pudo tener interés en presentar una cuenta conforme a sus conveniencias.
b. Carácter documentado de la rendición de cuentas
En segundo término, debe ser documentada (art. 81). Debe acompañarse con los documentos que justifiquen los diversos aspectos de la operación, objeto de la rendición de cuentas. Por ello, interesa que el comerciante conserve no sólo los libros sino, también, los comprobantes de las operaciones asentadas, para la eventualidad de una rendición de cuenta, así como para la prueba en juicio, si la prueba de libros no resultara suficiente.
c. Instrucción
Para algún caso especial se requiere un requisito más. El art. 83 dispone que el comerciante que contrata por cuenta ajena, debe rendir cuenta instruida. Esto quiere decir que debe contener todas las explicaciones y referencias, que sean necesarias para el cabal conocimiento de la gestión realizada.
2. Oportunidad de la rendición de cuentas
El art. 82 distingue según la rendición de cuentas se efectúe en función de una negociación aislada o en función de negociaciones sucesivas:
a. cuando se trata de una negociación aislada, se debe rendir cuentas, al final de ella;
b. cuando se trata de negociaciones sucesivas debe formularse al final del ejercicio anual.
En algunos casos se fijan plazos estrictos. Así para los corredores se establece un término de 24 horas siguiente a la conclusión del contrato (art. 103). El rematador debe rendir cuentas en plazo de 8 días de realizado el remate (art. 8 Ley 15.508).
3. Lugar en que debe hacerse la rendición de cuenta
El art. 87 dispone:
“La presentación de cuentas debe hacerse en el domicilio de la administración, no mediando estipulación en contrario.”
Tal cosa se impone, pues se presume que es en ese domicilio donde se encuentran los libros y documentos.
B. Rendición judicial de cuentas
La acción judicial de rendición de cuentas se encuentra regulada en los arts. 332 y 333 del Código General del Proceso (CGP).
Art. 332:
“Declaración preliminar. Todo aquél que se considerare con derecho a exigir de alguien rendición de cuentas, podrá pedir que se declare judicialmente que el futuro demandado está obligado a rendirlas.
La pretensión se sustanciará y decidirá en la forma prevista por los artículos 321 y 322.“Artículo 333:
“Discusión de las cuentas. Si la resolución ejecutoriada declarare que el demandado está obligado a rendir cuentas, se le intimará que las presente dentro del plazo prudencial que el tribunal le señalará. Si dentro de ese plazo se presentaren las cuentas, se discutirán en proceso ordinario (artículo 337 a 344). Si no se presentaren dentro de ese plazo, se estará a las cuentas que presente la parte contraria, en todo cuanto el obligado a rendirlas no probare ser inexacto.
En este caso las cuentas se discutirán en proceso ordinario.
“
III. Aceptación o rechazo de la cuenta
La aprobación puede ser total o parcial, respecto de algunas partidas de la cuenta. La aceptación de la cuenta, asimismo, puede ser expresa o tácita (art. 86).
El art. 86 establece una hipótesis de aceptación tácita. Dispone que quien deja transcurrir un mes, contado desde la recepción de una cuenta sin hacer observaciones, se presume que reconoce implícitamente la exactitud de la cuenta. Este principio general tiene algunas excepciones: la existencia de normativas específicas para ciertos casos y la posibilidad de probar en contrario.
A. Normas especiales para ciertos casos
Existen normas que establecen un plazo distinto al del artículo 86 para formular observaciones. Así, por ejemplo, en materia de compraventa comercial, se debe estar a lo dispuesto por el art. 557 CCom. Según este artículo, las facturas deben ser reclamadas por el comprador dentro de los diez días de la entrega y recibo. En caso contrario se presumen cuentas liquidadas.
El art. 35 de la Ley 6895 de 1919 prevé que los bancos pasen estados trimestrales a sus cuenta-correntistas. Estos tienen 10 días para observar y, si no lo hacen, se dan por aprobados.
B. Prueba en contrario
La otra salvedad, es la admisión de la prueba contraria. El mismo artículo 86 Código de comercio admite la prueba en contrario de la cuenta, a pesar de que haya transcurrido un mes desde su recepción.
El art. 86 establece una hipótesis de aceptación tácita:
“El que deja transcurrir un mes, contado desde la recepción de una cuenta sin hacer observaciones, se presume que reconoce implícitamente la exactitud de la cuenta, salva la prueba contraria y salva igualmente la disposición especial a ciertos casos (artículo 557).”
De la disposición transcripta surge que quien deja transcurrir un mes, contado desde la recepción de una cuenta sin hacer observaciones, se presume que reconoce implícitamente la exactitud de la cuenta. Este principio general tiene algunas excepciones: la existencia de normativas específicas para ciertos casos y la posibilidad de probar en contrario.
En atención a lo dispuesto por esta excepción, consideramos que la cuenta puede ser impugnada después del mes, aun cuando haya sido aprobada expresamente. Para empezar, la aceptación pudiera estar viciada por error, violencia, dolo o simulación, pero aun fuera de esas hipótesis, se entiende que la cuenta puede ser impugnada. Habrá que probar, entonces, las inexactitudes de la cuenta, por quien las invoca (inversión de la carga de la prueba).
En doctrina se limita la prueba en contrario diciendo que es necesario probar que ha existido imposibilidad física o moral en hacer impugnación en el término legal. Advertimos que esa limitación no surge del texto legal.
C. Cuenta rendida
El art. 85 establece lo siguiente: “Sólo se entiende rendida la cuenta, después de terminadas todas las cuestiones que le son relativas”.
Alguna doctrina interpreta que esta norma se aplica a los casos litigiosos, en que se cuestiona el contenido de la rendición de cuentas.
Otros autores, le dan una interpretación más comprensiva a la norma. Estos sostienen que la norma ha querido establecer simplemente que la posición jurídica de las partes como acreedores o deudores, no se fija definitivamente sino cuando la rendición de cuentas ha quedado aprobada o, cuando impugnada, se ha resuelto las controversias surgidas al respecto.
Se ha planteado si la cuenta aprobada expresa o tácitamente constituye un título ejecutivo. Entendemos que no.
Sólo son títulos ejecutivos, de acuerdo con el CGP, las cuentas aprobadas judicialmente y las facturas de venta de mercaderías suscriptas por el obligado o su representante, reconocidas o dadas por reconocidas judicialmente (art. 353). Si la cuenta se rinde en juicio y es aprobada en él, esa cuenta será título ejecutivo.
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